会議後30分の議事録を減らすには？Notta導入事例から分かった運用手順

PR：本記事にはアフィリエイト広告を含みます。本記事はNotta公式に掲載された霧島ホールディングス株式会社の導入事例をもとに、個人や小規模チームでも再現できる手順を考察したものです。筆者自身の導入実績として紹介するものではありません。

会議が終わったのに、議事録作成で次の仕事を始められない

会議中は発言を聞きながらメモを取り、終了後に内容を整理する。録画が残っていれば、聞き逃した箇所をもう一度再生する。

この方法は確実ですが、会議が増えるほど「話し合う時間」と「記録を作る時間」の両方が膨らみます。

Notta公式の導入事例では、霧島ホールディングス株式会社のDX推進本部が、打ち合わせに1日の半分以上を費やしていたと紹介されています。会議中のメモと会議後の議事録作成が、さらに時間を奪っていました。

同社が行ったのは、単に文字起こしサービスを追加することではありません。議事録の作り方そのものを変えることでした。

導入前：会議中も会議後も、人が議事録を作っていた

公式事例で示された課題は次の3つです。

• 1日の半分を社内外との打ち合わせに使う
• 会議中に誰かがメモを取る
• 会議後にも時間をかけて議事録を作る

この状態では、会議が1時間でも、実際に必要な時間は1時間では終わりません。準備、メモ、聞き直し、清書、共有まで含めて考える必要があります。

特に見落としやすいのが、会議中にメモ担当者が議論へ十分参加できないことです。議事録作成時間だけでなく、会議の質にも影響します。

転換点：完成された議事録を毎回作る前提をやめた

霧島ホールディングス株式会社では、以前から行っていたテレビ会議の録画データと、Nottaの自動文字起こしデータを併用し、それらを議事録の代わりにする運用へ変更しました。

重要なのは、「AIが人間と同じ完成原稿を作った」という話ではありません。

• 録画で原音を確認できる
• 文字起こしから必要な発言を探せる
• 全文を人が書き直さない

という状態を作り、記録の目的を満たした点です。

導入後：議事録作成の工数をほぼゼロへ

公式事例によると、導入後は会議中にメモを取る頻度が大幅に減り、会議後の議事録作成工数をほぼゼロにできたとされています。

さらに、その成果を社内の「短期間で効果が出るDX事例」として示し、全社導入へつなげました。

ただし、この結果をすべての会社や個人が再現できるとは限りません。

同社では「録画データと文字起こしデータを議事録の代わりにする」運用が認められました。正式な文書形式、承認フロー、完全な清書が必要な組織では、人による作業が残ります。

個人・小規模チームが再現する5段階

1. 現在の作業時間を測る

会議時間だけでなく、次の時間を1週間記録します。

• 会議中のメモ
• 録音の聞き直し
• 議事録の清書
• 関係者への共有
• 修正依頼への対応

導入前の数値がなければ、本当に改善したか判断できません。

2. 「議事録として必要なもの」を減らす

すべての会話を整った文章へ直す必要があるか確認します。

定例会議なら、次の5項目で足りる場合があります。

• 結論
• 決定事項
• 未決事項
• 担当者
• 期限

3. 短い音声でNottaを試す

Nottaの無料プランはカード登録不要で、月120分まで利用できます。ただし、1回につき3分までです。

無料版では長い会議を処理するのではなく、自分の声、録音環境、固有名詞の認識精度を確かめます。

実際の文字起こし結果と、修正に必要だった作業を見る

4. 重要度の低い会議で試験運用する

最初から顧客との重要商談や機密会議で試さず、録音許可を得た社内定例などで運用します。

文字起こしと要約を確認し、従来の清書時間と比較します。

5. 作業時間が減った場合だけ有料化する

Nottaプレミアムの年間プランは、2026年7月29日時点で月換算1,185円、12か月一括14,220円です。

毎週1回の会議で20分短縮できれば、月80分を取り戻せます。空いた時間を本来の仕事へ使えるなら、有料化を検討できます。

この事例をそのまま真似してはいけない条件

正式な議事録の様式が決まっている

取締役会、法的記録、行政手続きなど、様式と承認が必要な文書は文字起こしだけで代替できません。

録音・外部保存が認められていない

参加者への説明と同意、所属組織の規程を確認します。機密情報を含む場合は、個人判断で録音やアップロードを行わないでください。

Nottaの安全性・解約・データの扱いを確認する

数字や担当者の誤りが重大事故になる

金額、日付、人名、担当者、期限は原音と照合します。AIの役割は確認を不要にすることではなく、確認対象を探しやすくすることです。

会議がほとんどない

月に数分しか使わないなら、有料プランを回収できない可能性があります。無料版と手作業を比較してください。

導入判断チェック

次のうち3つ以上に当てはまるなら、無料テストをする価値があります。

• 会議が週1回以上ある
• 会議後の清書に毎回15分以上かかる
• 録音を最初から聞き直している
• メモ担当者が議論へ参加しにくい
• 議事録の目的が決定事項と担当者の共有である
• 録音とクラウド利用について組織の許可を確認できる

出典：Notta公式・霧島ホールディングス株式会社導入事例

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まとめ：ツールではなく、議事録の作り方を変える

霧島ホールディングス株式会社の事例で重要なのは、Nottaを導入したことだけではありません。

録画と文字起こしデータを記録として使い、毎回人が完成原稿を作る運用をやめたことが、大きな時間削減につながりました。

個人や小規模チームで試す場合も、次の順番が安全です。

1. 現在の作業時間を測る
2. 必要な議事録項目を減らす
3. 無料版で認識精度を試す
4. 重要度の低い会議で運用する
5. 時間が減った場合だけ有料化する

まずはカード登録不要の無料プランで、自分の音声がどの程度文字になるかを確認してください。